R+V Versicherung, 100 Jahre Firmenjubiläum

3.500 Gäste. 23 Abfahrtsorte. Zwei Event-Locations gleichzeitig.

Anforderungen des Events

3.500 Gäste aus 23 Hotels im Rhein-Main-Gebiet zur Brita Arena – und anschließend rund 3.000 davon weiter zum RMCC mitten in Wiesbaden. Zwei Standorte, zwei parallele Abfahrtspunkte, ein Zeitplan.

  • 11.000 Gäste gesamt
  • ca. 3.500 durch RELAY bewegt
  • 23 Abfahrtsorte (Hotels im Rhein-Main-Gebiet)
  • 60 Fahrzeuge
  • 12 Koordinatoren & 1 Projektleiter vor Ort
  • 2 parallele Eventstandorte: Brita Arena & RMCC Wiesbaden

Daran in Ihrer Event-Planung schon gedacht?

  • Echte Herausforderungen, die bei dieser Großveranstaltung gelöst wurden.​
Innerstädtische Buslogistik: Wo stellt man 60 Fahrzeuge in einer Stadt ab?
Reisebusse brauchen Platz – den gibt es innerstädtisch nicht automatisch. Ein detaillierter Stellplan für alle Fahrzeuge wurde vorab entwickelt, inklusive Zufahrtsrouten und Abfertigungsreihenfolge. Was Google Maps nicht zeigt: aktuelle Baustellen, gesperrte Flächen, reale Durchfahrtsbreiten. Das lässt sich nur durch eine persönliche Location-Begehung zuverlässig klären.
Reisebus oder Gelenkbus – macht das einen Unterschied?
Ja. Je nach Streckentyp, Haltestellensituation und Gästezahl wurden bewusst verschiedene Fahrzeugklassen kombiniert – Reisebusse für längere Zubringerrouten, Linien- und Gelenkbusse für den innerstädtischen Transfer. Die richtige Mischung reduziert Kosten und verbessert den Ablauf spürbar.
Wie koordiniert man zwei Standorte, die Kilometer voneinander entfernt sind?
Brita Arena und RMCC lagen weit genug auseinander, dass klassische Kommunikation an ihre Grenzen stößt. Über Funk waren beide Standorte durchgehend miteinander verbunden. So konnten Verzögerungen, Änderungen und Abfahrten in Echtzeit abgestimmt werden.
Was passiert, wenn Busse auftauchen, die niemand eingeplant hat?
Beim Event kamen zusätzlich Busse direkt aus den Filialen an, ohne Abstimmung mit der Logistikplanung. Fehlende Halte- und Parkbereiche für diese Fahrzeuge störten den Ablauf. Die Lektion: Im Briefing vorab klären, ob Dritte eigenständig Fahrzeuge schicken – und wenn ja, diese in die Gesamtplanung integrieren.
Wer kümmert sich am Spätabend um die Sicherheit beim Shuttle?
Bei großen Abendveranstaltungen gehört ein abgestimmter Security-Service zur Shuttleplanung dazu – nicht als Sondermaßnahme, sondern als Standard. Koordinatoren sind für Logistik ausgebildet, nicht für Eskalationen.
Sind die Wegweiser bei Nacht eigentlich lesbar?
Dunkle Schrift auf weißem Grund ist nachts deutlich besser sichtbar als helle Schrift auf dunklem Hintergrund – weil weiße Flächen das verfügbare Licht reflektieren. Ein Detail, das in der Stresssituation vor Ort oft zu spät auffällt.
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