OVB, 55 Jahre Firmenjubiläum

7.500 Gäste, zwei Tage. Gemeistert: Komplexe Transferlogistik mit 150 Fahrzeugen.

  • 7.500 Gäste
  • 32 Hotels
  • 150 Fahrzeuge (Vans & Reisebusse)
  • 43 Koordinatoren & Projektleitungsteam vor Ort
  • 9 Rückshuttle-Routen

Anforderungen des Events

7.500 Gäste reisen an, feiern und reisen am nächsten Nachmittag wieder ab. Abholung an Bahnhöfen und Flughäfen in NRW, Transfer aus 32 Hotels zum PSD Dome Düsseldorf, nächtlicher Rückshuttle auf 9 Routen – und am nächsten Morgen alles in umgekehrter Richtung. Zwei Tage, ein durchgehendes Logistikkonzept.

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Daran in Ihrer Event-Planung schon gedacht?

  • Echte Herausforderungen, die bei dieser Großveranstaltung gelöst wurden.​
Wie bewegt man 7.500 Menschen, ohne dass es zum Stau auf dem Gelände wird?
Laufwege müssen vor der Veranstaltung durchdacht und physisch geplant werden – mit Begitterung, Beschilderung und Beleuchtung. Menschenmassen ordnen sich nicht von selbst, sie folgen dem Weg, den man ihnen baut.
Reisebus oder Van – oder beides?
Nicht jede Route braucht denselben Fahrzeugtyp. Für den OVB-Event wurden Reisebusse und Vans bewusst kombiniert – je nach Streckenlänge, Hotelgröße und Gästezahl pro Abfahrtsort. Der richtige Fahrzeugmix senkt Kosten, verbessert die Auslastung und macht den Ablauf flexibler.
Warum braucht ein Event dieser Größe 43 Koordinatoren?
Weil ein Event über zwei Tage mit 150 Fahrzeugen, 32 Hotels und einem Nachtshuttle kein kleines Team aus unerfahrenen Hostessen und Hosts steuern kann, sondern im Zwei-Schicht-System aus hauptberuflichen Event-Experten abgedeckt werden muss. Komplexe Events laufen rund, wenn die Personalplanung der tatsächlichen Komplexität entspricht und mit Fachexpertise bewertet wurde.
Wie verhindert man Akkreditierungsstau an der Eventlocation bei hohen Gästezahlen?
Die Abfahrtszeiten der Hotelbusse wurden bewusst gestaffelt – so trudeln die Gäste zeitversetzt an der Eventlocation ein, statt alle gleichzeitig vor der Akkreditierung zu stehen. Ein Detail in der Planung, das vor Ort den Unterschied macht.
Wo sollte das Koordinationsteam bei 150 Fahrzeugen stehen?
Nicht irgendwo auf der Fläche, sondern an einer erhöhten Position mit direktem Sichtfeld über den gesamten Shuttlebereich. Von dort kann punktuell eingegriffen und das Team per Funk in Echtzeit informiert werden. Nähe zum Geschehen ist keine Komfortfrage, sondern Steuerungsvoraussetzung.
Sind Stellflächen, Zufahrten und Parklogistik wirklich vorab geprüft?
Was auf dem Lageplan funktioniert, muss es auf der Fläche nicht. Jede Location wurde persönlich besichtigt – Stellflächen für 150 Fahrzeuge, Zufahrtsbreiten, Rangiermöglichkeiten. Baustellen und gesperrte Bereiche zeigt kein Satellitenbild.

Ergebnis & Wirkung

  • 7.500 Gäste zuverlässig bewegt – von der Anreise bis zum Abschluss am nächsten Tag
  • Nächtlicher Rückshuttle auf 9 Routen ohne Wartezeiten oder Eskalationen
  • Geordneter Ablauf auf der Fläche durch durchdachte Laufwege, Begitterung und Beschilderung
  • Volle Kontrolle vor Ort durch Projektleitungsteam mit direktem Sichtfeld auf die Shuttlefläche
Unsere Leistungen
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